導入による業務の効率化

導入による業務の効率化

データベースと聞くと、パソコンの難しいシステムに聞こえるかもしれません。しかしこれまで紙で行っていた製品データの管理をデータ化する、と言えばそこまで難しいとも思わないでしょう。
目で確認し紙に書き留めていたデータをIT化する、受注管理システムを導入することによりそれが実現します。ネットショップなどはそのもので、客の注文した商品を取り置き、発送手続きへデータを流します。受注担当者は確認メールを送り、特別な注意点があればそれも引き継ぎます。
管理データベースで商品の個数は管理されているので、受注管理をしていれば商品数がおかしくなるということはありません。これまで手で紙に書いていたとしたらやっていることは同じですが、計算が間違わないのがパソコンの利点です。人は間違えるかもしれませんがパソコンは入力が合っていれば答えは間違えないため、その部分だけでも受注管理のIT化はメリットのあるものだと言えるでしょう。

受注管理の効率化（業務システム導入の秘訣は「逆転注文」にあり）

受注管理の効率化を考えたことはないでしょうか？業務内容をシステム化して、自動化に「成功」すれば工数、人件費の削減ができるので、経営者にとっては魅力的です。しかしこんな意見もあります。「システム会社に見積もりを取ったら法外な金額だった。」こんなエピソードを聞いてしまうと、自動化による効率をためらってしまうかもしれません。
しかし、あきらめないでください。システム化には、いくつかの「コツ」があり、それを実施すれば、システム化により利益率を向上させた社長さんはたくさんいます。その「コツ」についてご紹介します。
「コツ１．安価なクラウドサービスを使う。」「コツ２．クラウドサービスに合わせて、自社の仕事内容を変える。」コツ１はまだしも、コツ２については意外に思われた方も多いと思います。実は、人の手作業は状況に合わせた柔軟な対応が多く、システム化するは困難です。先ほどの例に挙げた「システム会社の法外な金額」は実はそれが理由になっています。
しかし、システムに合わせて運用内容を変えるのは、実は慣れの問題で対処可能です。システムを人間に合わせるのはコストが高いですが、システムに人間が合わせるのは実はコストが安いです。特に注文の受付などの受注管理業務は、既存の手順をシステムに合わせても支障がないことが多いと思います。これを機会に仕事のシステム化による経費削減に挑戦してみてはどうでしょうか。